Adriana Pirlea Borsaru — Operaciones y mejora de procesos

Cargas de almacén · Lagos y Abuja Warehouse loading · Lagos and Abuja

Un 23 % del material se perdía en el proceso de carga 23% of material was being lost during loading

23 %antesbefore

<10 %despuésafter

Pérdida sobre material cargado Loss as a share of material loaded

El problemaThe problem: La diferencia entre lo que salía de los almacenes de Lagos y Abuja y lo que llegaba a destino era constante y difícil de rastrear. Un 23 % del material cargado no llegaba.The gap between what left the Lagos and Abuja warehouses and what arrived was constant and hard to trace. 23% of the material loaded never made it.
El diagnósticoThe diagnosis: Lo primero que apetece hacer es buscar responsables. Al revisar el circuito quedó claro que el proceso permitía que ocurriera: no había ningún punto de verificación en el momento de la carga y cada almacén usaba su propio formato de parte. Las discrepancias no eran comparables entre sí, así que se detectaban semanas más tarde, cuando ya no se podía reconstruir qué había pasado.The instinct is to look for someone to blame. Walking through the circuit made it clear the process allowed it to happen: there was no verification point at the moment of loading, and each warehouse used its own sheet format. Discrepancies weren't comparable, so they surfaced weeks later, when it was no longer possible to reconstruct what had happened.
Qué cambiéWhat I changed: Tres cosas, ninguna cara. Un punto de control en el momento exacto de la carga, con verificación cruzada. Un parte estandarizado, idéntico en todos los almacenes, para que las cifras fueran comparables. Y una revisión semanal del indicador con los responsables de cada almacén, en abierto y sin buscar culpables.Three things, none of them expensive. A control point at the exact moment of loading, with cross-verification. A standardised sheet, identical across every warehouse, so the numbers could be compared. And a weekly review of the figure with each warehouse manager, out in the open and without hunting for culprits.
El resultadoThe result: Las pérdidas bajaron del 23 % a menos del 10 %.Losses fell from 23% to under 10%.
Qué aprendíWhat I learned: Diseñar el proceso es la parte fácil. La difícil es que se use cuando no estás delante. Lo que sostuvo el cambio no fue el formato: fue la revisión semanal, porque convirtió el número en algo de lo que el equipo se sentía dueño.Designing the process is the easy part. The hard part is getting it used when you're not there. What held the change in place wasn't the format — it was the weekly review, because it turned the number into something the team owned.

Reporting del grupo · 18 meses Group reporting · 18 months

Se decidía sobre información que no era fiable Decisions were being made on unreliable information

100incidencias · baseincidents · baseline

−60 %en 18 mesesin 18 months

Incidencias de reporting en el conjunto del grupo Reporting incidents across the whole group

El problemaThe problem: La información que llegaba a dirección desde las ocho líneas de negocio venía con errores frecuentes: documentación incompleta, cantidades mal registradas en los partes de almacén, cifras que no cuadraban entre fuentes.The information reaching management from the eight business lines came with frequent errors: incomplete documentation, quantities logged wrong on warehouse sheets, figures that didn't reconcile between sources.
El diagnósticoThe diagnosis: Cada línea reportaba a su manera y en su momento. El error no se detectaba en origen, sino al final, cuando alguien intentaba consolidar y las cifras no encajaban. Para entonces la decisión ya estaba tomada.Each line reported in its own way, on its own schedule. Errors weren't caught at source but at the end, when someone tried to consolidate and the numbers didn't fit. By then the decision had already been made.
Qué cambiéWhat I changed: Un formato único por tipo de reporte. Puntos de control antes del envío, no después. Un calendario fijo, para que todo el mundo supiera cuándo se cierra. Y un sistema de KPIs con entre cuatro y seis indicadores por área: marketing, operaciones de almacén, ventas, seguimiento de clientes, conversión de e-commerce y proyectos.One format per report type. Control points before sending, not after. A fixed calendar, so everyone knew when things close. And a KPI system with four to six indicators per area: marketing, warehouse operations, sales, customer follow-up, e-commerce conversion and projects.
El resultadoThe result: Un 60 % menos de incidencias en 18 meses.60% fewer incidents in 18 months.
Qué aprendíWhat I learned: Estandarizar el formato hizo más que cualquier herramienta. La tecnología vino después y funcionó porque ya había un proceso que automatizar.Standardising the format did more than any tool. The technology came afterwards, and it worked because by then there was a process worth automating.